Xuất hóa đơn GTGT có thể được coi là một nhiệm vụ hàng ngày của kế toán. Hiện nay, có một số kế toán đang quan tâm tìm hiểu báo giá phần mềm hóa đơn điện tử để chuẩn bị chuyển đổi, tuy nhiên, kế toán cần nắm rõ có bắt buộc phải xuất hóa đơn trong mọi trường hợp hay không? Nếu khách hàng không lấy hóa đơn thì phải giải quyết như thế nào? Quy định về cách viết hóa đơn GTGT khi khách hàng không lấy hóa đơn ra sao? Bài viết sau sẽ giải đáp thắc mắc trên.
1. Khái niệm hóa đơn GTGT
Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:
– Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa;
– Hoạt động vận tải quốc tế;
– Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
– Xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài.
2. Có bắt buộc xuất hóa đơn GTGT khi bán hàng, cung cấp dịch vụ không?
a. Các trường hợp phải xuất hóa đơn
Theo quy định tại điểm a khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC, người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động.
Khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần thì người bán bắt buộc phải lập hóa đơn.
b. Trường hợp không phải xuất hóa đơn
– Hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất;
– Khi bán hàng hóa dưới 200.000 đồng mỗi lần, trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn.
3. Cách ghi hóa đơn GTGT khi khách hàng không lấy hóa đơn
Đối với các trường hợp phải xuất hóa đơn (bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần) mà người mua không lấy thì kế toán vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ trên hóa đơn là “người mua không lấy hóa đơn”.
Trường hợp kế toán của bên bán không ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” khi ghi hóa đơn GTGT thì có thể bị coi là không giao hóa đơn cho người mua và sẽ bị phạt tiền từu 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng theo quy định tại Điểm d Khoản 3 Điều 10 Thông tư 10/2014/TT-BTC.
Báo cáo tài chính gồm có những yếu tố nào?
Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Khi xuất hóa đơn, kế toán bắt buộc phải có những chứng từ kèm theo để có thể bảo vệ cho nghiệp vụ được ghi chép trong sổ sách trước cơ quan thuế. Một bộ hồ sơ đi kèm với hóa đơn GTGT bán ra sẽ gồm các chứng từ như sau:
– Hợp đồng mua bán hàng hóa (Yêu cầu hợp đồng có ghi rõ thời hạn thanh toán, hình thức thanh toán, mặt hàng bán ra. Nếu không phản ánh chi tiết về mặt hàng bán ra trong hợp đồng cần phải có phụ lục hợp đồng ghi chi tiết đầy đủ về những mặt hàng cung cấp cho khách hàng).
– Phiếu xuất kho (Trên phiếu xuất kho giao cho khách hàng, kế toán cần ghi chép lại số lượng, khi tiến hành ghi sổ sách tại công ty, kế toán sẽ ghi đơn giá và thành tiền để phản ánh giá vốn).
– Các chứng từ thanh toán (Hóa đơn có giá trị từ 20 triệu trở lên, khách hàng cần phải thanh toán bằng hình thức chuyển khoản thì mới được khấu trừ thuế và tính vào chi phí hợp lệ).
– Biên bản thanh lý hợp đồng (Sau khi đã nhận thanh toán đầy đủ từ khách hàng, số dư công nợ đã trở về 0, kế toán cần phải tiến hành lập biên bản thanh lý hợp đồng có chữ ký của cả hai bên).
Ngoài việc xuất hóa đơn một cách chính xác, đảm bảo đúng theo quy định của luật thuế, kế toán cần chuẩn bị chứng từ đầy đủ đối với các hóa đơn đã xuất để giải trình cho cơ quan thuế khi cần thiết.
