Các quy định, các nghiệp vụ về hóa đơn điện tử như hình thức thanh toán trên hóa đơn có bắt buộc không? Làm thế nào để hủy hóa đơn điện tử?… chính là một trong những vấn đề được các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm hiện nay. Và hơn hết, việc xuất hóa đơn điện tử như thế nào cho đúng quy định chính là nội dung mà các doanh nghiệp không thể bỏ qua.
Khi thực hiện việc xuất hóa đơn điện tử thì kế toán doanh nghiệp cần phải ghi rõ và đầy đủ các nội dung đã được quy định như tên và chữ ký, dấu xác nhận của tổ chức, cá nhân bán, tên người mua, tên, số lượng và thành tiền của các loại hàng hóa, các loại thuế áp dụng nếu có, ngày tháng phát sinh đơn hàng…
Trước khi nắm được các yêu cầu về việc xuất hóa đơn thì doanh nghiệp cần phải nắm được các loại hóa đơn hiện nay để thực hiện áp dụng trong doanh nghiệp mình được tốt nhất.
Quy định về xuất hóa đơn
Doanh nghiệp cá nhân tổ chức phải lập hóa đơn khi mua bán hàng hóa hay dịch vụ theo quy định của pháp luật, lưu giữ và giao cho khách hàng.
Hóa đơn phải được lập ngay sau khi đã cung cấp dịch vụ, hàng hóa đúng theo các số liệu, nội dung in trên hóa đơn, dù đã trả hết tiền hay chưa.
Các đối tượng doanh nghiệp theo quy định phải nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo hình thức khấu trừ thuế thì phải sử dụng hóa đơn GTGT khi bán hàng hóa, dịch vụ. Hóa đơn GTGT phải chặt chẽ, hợp lý, đúng quy định của cơ quan tài chính và pháp luật thì mới được chấp nhận.
Khi xuất hóa đơn GTGT, cần cung cấp các chứng từ cần thiết gồm: hợp đồng mua hoặc bán hàng hóa cần ghi rõ danh mục các mặt hàng mua vào hoặc bán ra, Phiếu xuất/nhập kho, Phiếu thu/chi tiền giao dịch/Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán.
Một đơn hàng, dịch vụ không có 2 hình thức xuất hóa đơn trở lên
Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.
Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng một (01) hình thức hóa đơn, cụ thể: nếu tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không dùng hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đó; nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in; nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in.
Lưu ý khi xuất hóa đơn
Ở các chứng từ, văn bản quy định đều phải có chữ ký rõ họ tên và đóng dấu theo qui định của pháp luật.
Chỉ xuất hoá đơn với các hàng hóa dịch vụ của doanh nghiệp kinh doanh đã đăng ký kinh doanh ở Sở kế hoạch và đầu tư hoặc có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của các cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền cấp.
Cách viết hóa đơn GTGT khi khách hàng không lấy hóa đơn
Báo cáo tài chính gồm có những yếu tố nào?
Hóa đơn khi xuất phải ghi rõ đúng áp dụng mức thuế xuất nào đối với mặt hàng dịch vụ, tài chính phát sinh kinh doanh theo quy định của Bộ tài chính.
Như vậy, trên đây là những nội dung quan trọng mà các doanh nghiệp cần lưu ý khi thực hiện xuất hóa đơn điện tử, đặc biệt là trong bối cảnh thời hạn bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử đang đến gần như hiện nay.
