Những việc cần chuẩn bị để sử dụng hóa đơn điện tử

Thời hạn bắt buộc buộc sử dụng hóa đơn điện tử đang đến gần. Đối với những doanh nghiệp vẫn đang sử dụng hóa đơn giấy thì đang tìm hiểu các hướng dẫn để có thể chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử được nhanh chóng, thuận tiện nhất. Vậy, cần phải chuẩn bị những gì để sử dụng hóa đơn điện tử. Bên cạnh hình thức thanh toán trên hóa đơn có bắt buộc, trong bài viết này sẽ hướng dẫn những việc cần chuẩn bị để sử dụng hóa đơn điện tử.
Căn cứ Điều 6 Quyết định 1209/QĐ-BTC ngày 23/6/2015, doanh nghiệp muốn chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử cần đáp ứng những điều kiện sau:
– Có hạ tầng về công nghệ thông tin để lưu trữ và sử dụng chứng từ điện tử. Đây là một điều kiện rất đơn giản để thực hiện vì hầu như văn phòng của doanh nghiệp nào cũng có hạ tầng về công nghệ thông tin như máy tính, mạng internet,…
– Doanh nghiệp có thể tự xây dựng phần mềm hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử do tổ chức trung gian cung cấp


Như vậy, điều đầu tiên để có thể triển khai sử dụng hóa đơn điện tử là các doanh nghiệp cần phải đáp ứng đủ các điều kiện trên. Tiếp theo đó, các doanh nghiệp cần:
Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử: Trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử doanh nghiệp phải Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này. (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32)
Phát hành hóa đơn điện tử: Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này)
Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.
Trong thời hạn ba ngày làm việc kể từ khi nhận được đăng ký của doanh nghiệp, cơ quan thuế gửi Thông báo tới địa chỉ thư điện tử của doanh nghiệp về việc chấp nhận hay không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế:
Trường hợp chấp nhận, cơ quan thuế thông báo thông tin về tài khoản (tài khoản cấp 1) và mật khẩu của doanh nghiệp.
Trường hợp không chấp nhận, cơ quan thuế thông báo lý do không chấp thuận cho doanh nghiệp.
Sau khi nhận được thông báo chấp nhận về việc đăng ký sử dụng hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế, doanh nghiệp truy cập phần mềm Xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) thực hiện đăng nhập và đăng ký phát hành cho hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế. Sau khi đăng ký phát hành thành công, doanh nghiệp có thể phát hành ngay hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế.
Tuy nhiên, theo quy định mới về sử dụng hóa dơn điện tử thì thời gian Cơ quan thuế thông báo việc chấp nhận hay không chấp nhận việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử của các doanh nghiệp đã được rút gắn, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp tiến hành triển khai và sử dụng hóa đơn điện tử.
Việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử là một trong những công việc vô cùng quan trọng đòi hỏi các doanh nghiệp cần phải gấp rút hoàn thiện trước khi thời hạn bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử đang đến gần. với những chia sẻ trên hy vọng đã giúp các doanh nghiệp nắm được những bước quan trọng cần phải thực hiện để có thể dễ dàng chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử.

>> Những điều cần biết về xuất hóa đơn điện tử

>> Có được bảo lưu thời gian đóng bảo hiểm xã hội không?

Write a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *